Para poder gestionar nuestro tiempo de forma eficiente, tenemos que pensar en seis áreas:
- ¿Cómo invertiremos nuestro tiempo? ¿Lo gastamos en cosas útiles o inútiles? ¿En cosas planificadas o con interrupciones? ¿Podemos delegar algunas de las tareas que hacemos? ¿A qué hora del día rindes más?
- Identifiquemos las áreas con problemas. ¿Qué cosas dependen de nosotros y qué cosas no?
- Clarifiquemos nuestros objetivos y prioridades. Debemos tener claro qué se espera de nosotros en nuestro trabajo.
- Gestionemos las áreas de problemas que no dependen de nosotros, analizando cómo gestionar mejor la relación con los otros departamentos, definiendo procesos de trabajo, o por ejemplo, pidiendo brevedad y concisión en las comunicaciones con otros.
- Gestionemos las áreas de problemas que dependen de nosotros.
- Reservemos tiempo para nosotros. Cuidarnos, mimarnos, disponer de tiempo para nuestras aficiones, hacer ejercicio.. Todo ello reduce nuestro nivel de estrés y nuestra ansiedad aportando balance a nuestra vida.
Ello requiere que planifiquemos nuestras actividades por semanas adelantadas, invirtamos cada día un tiempo en revisar nuestra planificación por si algo ha cambiado, dejemos tiempo libre entre nuestras tareas para disponer de algo de holgura, y como no, dejemos tiempo para nosotros. Hay que ordenar las tareas por orden de importancia.
Debemos asimismo ser capaces de priorizar las tareas por orden de importancia, sabiendo no aceptar aquellas tareas que no nos corresponden, y manteniendo unos objetivos claros en que queremos obtener para así invertir nuestro tiempo de forma adecuada.
Delegar las tareas que puedan ser delegadas
Y por último revisar cómo trabajamos. Haciendo las tareas en el momento del dia en el que somos más productivos, evitando interrupciones, descomponiendo las tareas complejas en tareas mas sencillas, hablando con la gente en vez de escribirles, evitando saltar de tarea en tarea sin finalizarlas previamente. El buzón de entrada del correo no es la lista de tareas a ejecutar. Cada correo / papel que cojamos debe ser tratado inmediatamente, ya sea porque podemos resolver el tema o porque lo clasificamos con la prioridad adecuada para ejecutar posteriormente. Así nuestro buzón de correo no tendrá nunca mas de 20 entradas.
Para saber más;
Randy Pausch, en su vídeo sobre gestión del tiempo (versión larga).
A continuación, en inglés, una web con los 10 errores más habituales en la gestión del tiempo, a saber:
- No disponer de una lista de tareas.
- No definir objetivos personales
- No priorizar
- No saber gestionar distracciones
- Procrastinar
- Querer abarcar demasiado
- Vivir permanentemente ocupado
- Intentar efectuar varias tareas a la vez
- No tener descansos dentro de la jornada
- Planificar tareas en los momentos del día que somos menos productivos.
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